Na základe jednej aktuálnej požiadavky som dnes zostavil top X faktorov (soft aj hard), ktoré za roky práce projektového manažéra a konzultanta projektového manažmentu v Čechách a na Slovensku vnímam ako opakujúce sa chyby, z ktorých sa akosi nechcú projektoví manažéri poučiť.
1 - Nadviažem na predchádzajúce články, ktoré s danou témou úzko súvisia - nesprávna skladba členov projektového tímu - chýbajúci hľadači zdrojov.
2 - Skladba členov tímu na základe osobnostných silných stránok a metodiky čísiel, ktoré som popisoval v článku o číslach.
Ďalšie body v krátkosti rozpíšem.
3 - V korporátnych spoločnostiach sa často stretávam so situáciou, kde služobne starší kolegovia nepočúvajú názory a pripomienky nových členov tímu. Zamyslite sa, prosím nad tým, ako to vplýva na motiváciu nových zamestnancov. Predstavte si, že služobne mladší kolega príde s návrhom na inováciu, ktorá nebude ani len vypočutá, nie to ešte, aby ste sa ňou zaoberali počas brainstormingu. Prvú horkú pilulku nováčik prehltne s útechou - možno nabudúce... Ale na budúce sa opakuje to isté v len ružovom. A teraz otázka: kedy prinesie tento nový člen tímu ďalší návrh na inováciu, zlepšenie alebo riešenie? Odpovedzte si sami. Môj tip - dajte priestor, ba čo viac, vytvorte priestor na vyjadrenie aj novým kolegom. Možno sú aj trochu hanbliví, možno ešte nemali kurz asertívnej komunikácie. V každom prípade udržujte u nich plameň entuziazmu, to je vašou úlohou.
4 - Žiadne variantné riešenia pod vplyvom času - keď moderujem brainstormingy pre nové projekty, hneď na úvod si dohodneme pravidlá v riešiteľskom tíme. Obyčajne si s projektlídrom vopred stanovíme taktiku. To znamená: na koľko variant chceme projekt na úvod rozkresliť, naplánovať. Uvediem konkrétny príklad pre lepšiu obrazotvornosť. Brainstorming k novému projektu trvá už 6 hodín a zrazu je na stole úžasná myšlienka, ktorá sa páči väčšine, alebo dokonca všetkým zúčastneným. Ak ste na úvod meetingu nenastavili pravidlo variantných riešení (3-5), tak vám popíšem, čo sa v tom momente odohráva v hlavách vašich kolegov. Zrazu si spomenú na bežné denné povinnosti, skontrolujú mobily, maily a zistia, že už treba frčať do fitka, behať, vyzdvihnúť deti z krúžku, že im doma rodí mačka a podobné nevyhnutné skutočnosti. To je z hľadiska rodinného života a samozrejme psychohygieny úplne v poriadku. Je to ale tzv. psychologická závora, ktorá akoby vypne kreatívne myslenie členov vášho tímu. Avšak zamyslite sa nad faktom, že ak nedáte rozvoju úvodnej (skvelej a odsúhlasenej) myšlienky šancu na jej rozvoj, obyčajne vás to dobehne v procese riadenia projektu. Ďalej tento fakt popíšem v nasledujúcom bode, ktorý s variantami na úvod priamo súvisí.
5 - Príliš krátky čas na predprojektovú fázu, ktorú my - lektori a konzultanti nazývame aj rozum projektu. Áno, viem, na to nemáte čas :-) Tie štatistiky poznám tiež, až 47% projektových manažérov uvádza nedostatok času ako najdôležitejšiu prekážku pri realizácii projektov. Tento bod rýchlo ukončím slávnou projektovou poučkou - nemáme čas na prípravu a plánovanie projektu, ale na odstraňovanie chýb máme dvakrát viac času. Lebo čo viac k tomu dodať?
6 - Nesprávne nastavený projektový nákup. Faktor, ktorý tiež priamo súvisí s luxusom času. Tejto problematike som sa venoval v článku , ktorý je síce orientovaný na stavebníctvo, ale metodika je nastaviteľná aj na ďalšie priemyselné sektory. Využite naše skúsenosti z automotivu, chemického priemyslu, poľnohospodárstva, verejnej správy atď., kde sme často vylepšili ekonomiku projektu aj o 15-20% práve cez silný projektový nákup.
7 - Málo času na kontrolné činnosti. Ach, zase ten nedostatok času. Ak by ste si teraz zalovili v pamäti a spísali si na papier, koľkých školení na timemanagement ste sa zúčastnili, koľko nástrojov na optimalizáciu času ste si vyskúšali, bolo by toho aj za celú Á štvorku. Tá zásadná otázka ale znie - koľko z tých nástrojov, aplikácií a softvérov aj skutočnosti využívate vy, resp. členovia vášho tímu? A tu je ten časový poklad zakopaný. Ak by ste boli obuvník a mali vo vitrínke zlaté šidlo len na okrasu, dajte si ruku na srdce a položte si otázku, načo mi to zlaté šidlo vlastne je? Chcem sa naň pozerať alebo ho aj využívať?
8 - Nesprávne alebo žiadne hodnotenie rizík v projektoch. Tejto problematike sa na workshopoch a konzultáciách venujem zhruba 30-40 % času. Prečo? Pretože priamo súvisí s rozumom projektu a v kontexte projektu hrá veľmi dôležitú úlohu. Moje odporúčanie teda znie - spravte si aspoň SWOT, Ishikawa diagram a Maticu hodnotenia rizík. Neviete ako na to? Radi vám s tým pomôžeme.
9 - Žiaden čas na oslavu, vyhodnotenie projektu a pochvalu členov projektového tímu ako záverečné lesson lerns? V tomto bode budem stručný - ako sa chcete zlepšovať vy a vaši spolupracovníci? No predsa formou spätnej väzby. To dobré treba osláviť a z bodov, kde je potenciál na zlepšenie, sa treba poučiť. Spätnú väzbu dávajte aktívnou konštruktívnou formou. Spomínate? To je tá prvá a jediná správna zo štyroch foriem. Podporujte rastové myslenie. Veď stále je čo zlepšovať.
Tak a desiaty faktor niekedy nabudúce v samostatnom článku, alebo priamo u vás vo firme.
Keep Your Hands on the Plans and Eyes on the Price!
Váš Martin
